Nicht jeder Prozess ist für die Robotersoftware geeignet. Wie kann man sich entscheiden und qualifizieren? Welche Bedingungen muss eine Aktion oder ein Prozess erfüllen?
- Erstens muss der für die Automatisierung betrachtete Prozess regelbasiert und wiederholbar sein. Wenn beispielsweise eine der Aktivitäten innerhalb des Prozesses das zyklische Lesen von E-Mails und die Analyse der darin enthaltenen Anhänge (z.B. Rechnung, Bestellung, xls-Datei) ist – erfüllt die Umgebung die erwarteten Kriterien.
- Zweitens müssen die Eingabedaten strukturiert sein. Unter Bezugnahme auf das vorstehende Beispiel muss der Anhang oder der Inhalt der E-Mail Vorlagecharakter haben. Wenn es sich bei den Eingabedaten um ein pdf ohne Textebene handelt, sollte zusätzliche OCR- und/oder Text-Mining-Technologie eingesetzt werden.
- Drittens wählen wir Prozesse aus, bei denen der Arbeitsumfang groß ist. Die Kosten für den Bau eines Roboters hängen nicht von der Menge an Arbeit ab, die er leistet.
- Viertens erhöht oder verringert sich der Arbeitsaufwand dabei periodisch. Es gibt oft so genannte Spitzenzeiten, z.B. saisonbedingt, die zu Überstunden oder dem Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern führen.
- Fünftens kann die Tätigkeit außerhalb der Arbeitszeit des Unternehmens ausgeübt werden. Wenn Ihre Mitarbeiter schlafen, härtet jemand (der Roboter) ihre Nachte.
- Sechstens, obwohl die Handlung repetitiv und routinemäßig ist, wird sie leicht durch menschliches Versagen irregeführt. Häufig verursacht die Korrektur von Tippfehlern enorme Kosten.
- Siebtens ist der entsprechende Prozess auch derjenige, für den das Unternehmen gezwungen ist, das Team um neue Mitglieder zu erweitern. Die Personalabteilung hat Probleme mit der Teampflege und bekommt ab und zu die Aufgabe, nach neuen Kandidaten zu suchen.
- Achtens, der Prozess selbst ist stabil und wird derzeit nicht optimiert oder neu aufgebaut, jeder Prozessneubau wirkt sich auf die Konstruktion des Roboters aus, es wird notwendig sein, den Algorithmus zu ändern oder dem Skript Zeilen hinzuzufügen, je nachdem, welche südafrikanische Technologie wir gewählt haben.
Eine erfolgreiche roboterbasierte Automatisierung von Geschäftsprozessen ist umso wahrscheinlicher, je mehr Kriterien erfüllt sind.
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