Jakie są koszty robotyzacji?

Koszt czyli cena, którą użytkownik płaci w zamian za automatyzację procesów wynika z przyjętego modelu rozliczeniowego, np. w oparciu o tak zwany time & material lub usługę a la subskrypcyjną, gdzie stawka skorelowana jest z ilością zaoszczędzonych etatów lub ilość godzin pracy samych robotów w jednostce czasu.

Kalkulacje cenowe są pochodną kilku, niejako „źródłowych” kosztów pokrywanych przez każdą firmę wdrożeniową i można je w uproszczeniu przedstawić następująco:

 

Z tabeli wynika, że istnieją 3 bloki kosztowe: przygotowanie projektu, koszty budowy rozwiązania wraz z licencjami, utrzymaniem i suportem i koszty zmian.

Najbardziej cenotwórczy jest środkowy blok, gdyż widnieją tam czynności wykonywane przez wiele dni a wręcz tygodni przez wyspecjalizowany personel techniczny oraz blok licencyjny.

O koszcie robotyzacji wyliczanym często jako TCO ( Total Cost of Onershiop) decyduje więc wiele czynników, ale bez zestawienia ze spodziewanymi korzyściami czyli estymacji skali i efektów automatyzacji, taki koszt robotyzacji jest mało przydatną daną.

Dużo racji jest w stwierdzeniu, że wdrażając nowe technologie, jak na przykład te klasy robotic process automation, trzeba być przygotowanym na wydatkowanie dziesiątków tysięcy aby zarobić setki tysięcy, a wydając setki tysięcy można zarobić miliony.

Co oznacza pojęcie vendor-agnostic w RPA?

Jest częstym modelem współpracy pomiędzy użytkownikiem technologii a jego dostawcą i polega na wyborze dwóch i więcej technologii klasy RPA. W naszym przypadku stosujemy narzędzia low-codowe jak UiPath i Automation Anywhere oraz wymagające umiejętności programistycznych G1ant. Vendor-agnostic oznacza więc posiadanie więcej niż jednego dostawcy software’u robotycznego jest pochodną modelu biznesowego strategii prowadzenia projektów automatyzacyjncyh. Posiadanie więcej niż jednego dostawcy jest też mocno skorelowane z dojrzałością centrum robotycznego i bezpośrednio wynika z przyjętych zasad zarządzania takim centrum, w którym wraz z przyrostem ilości zautomatyzowanych procesów i zadań związanych z ich utrzymaniem, niezmiernie istotne staje się wysoka utylizacja zakupionych licencji robotycznych. Pozostałymi elementami przemawiającymi za modelem vendor-agnostic jest dobranie technologii do kompetencji IT w organizacji. Jeśli osobami tworzącymi automatyzacje będą programiści z działu IT, co zdarza się w połowie polskich firm, to istnieje naturalna skłonność do wyboru narzędzia napisanego w języku o składni podobnej do powszechnie używanych języków. Jeśli organizacja stawia na demokratyzowanie automatyzacji i tak zwany citizen development, tylko narzędzia low-codowe jak Uipath i Automation Anywhere dają szansę na udane wdrożenie. Aspektem decydującym o wyborze technologii jest też bezpieczeństwo. Narzędzia RPA różnią się między sobą pod względem komponentów i sposobu w jaki przepływają między nimi informacje.

Jaka jest przyszłość RPA?

Proste automatyzacje stały się standardem i praca ze ustrukturyzowanymi danymi w postaci cyfrowej nie stanowi wyzwania.  Dostawcy technologii klasy RPA intensywnie rozwijają swoje produkty w obszarze Cognitive/Intelligent Automation czyli wzbogacają RPA w elementy sztucznej inteligencji (AI). Głównie chodzi tu o uczenie maszynowe z wstępnie wytrenowanymi modelami (opartymi na algorytmach) do pracy nad danymi nieustrukturyzowanymi, danymi zawartymi w obszernych plikach takich jak na przykład umowy najmu, faktury zakupowe, wnioski o wypłatę odszkodowania. Technologia ta nie tylko pozyska dane niezbędne do podjęcia decyzji ale również przeanalizuje je, aby wykluczyć możliwe nadużycia . Firmy korzystając z takiej platformy zasilają modele danymi własnymi, przez co uczą je dalej i są w stanie osiągnąć imponujące poziomy tak zwanych metryk sukcesu. Przyszłość to również połączenie robota z technologią Natural Language Processing (NLP) aby głos jako strumień danych na wejściu był rozpoznany i zrozumiany, oraz z sensorami, które umożliwiają predykcję zużycia maszyn i urządzeń oraz zapobieżenie awariom poprzez wcześniejsze podjęcie wymiany ich części. Przewiduje się, że w miarę postępowania cyfryzacji procesów biznesowych, cyfryzacji gospodarek i całych społeczeństw, udział narzędzi klasy RPA będzie rósł ale sama automatyzacja zostanie zdominowana przez technologie spod szyldu sztucznej inteligencji, których udział w ogólnej automatyzacji procesów z dzisiejszych 5% (2021) w roku 2025 będzie dominujący. To miał na myśli Phil Ferst z HfS ogłaszając w roku 2019 swoją tezę, że RPA is dead.

Co ma leadership do automatyzacji ?

Liczne badania nad absorpcją innowacji w organizacjach dowodzą, że dostępne technologie zmieniają się bardzo szybko, same organizacje zdecydowanie wolniej. Ta nierównowaga w rozwoju jest zagadnieniem o tyle istotnym, że zawsze stanowiła i nadal będzie stanowić o przewadze konkurencyjnej graczy rynkowych, gospodarek i społeczeństw. Istotą tej nierównowagi w tempie zmian jest inercja i niechęć do zmian spowodowana w większości wypadków strachem przed nowym. Niechęć do zmieniania się jest o wiele powszechniejsza niż wola dokonania radykalnych zmian i zjawisko to towarzyszy ludziom w każdej szerokości geograficznej i epoce. Motorem napędowym wszelkiej zmiany jest zawsze jednostka o cechach lidera, która potrafiła zainspirować innych i w ten sposób wywołać proces zmiany. Zagadnienie automatyzacji procesów nie jest tylko kwestią technologiczną gdyż wymaga zmian w kulturze organizacyjnej, zaplanowania i przeprowadzenia działań edukacyjnych, pomocy w nabyciu nowych praktycznych umiejętności, pomocy grupie pracowników zagrożonych technologicznym bezrobociem.  Ed Gabrys, będący analitykiem w firmie badawczej Gartner stwierdził, że przenosimy się ze świata, w którym ludzie pracują jak komputery do świata, w którym komputery pracują tak jak ludzie. Automatyzacja ma już i będzie miała jeszcze większy wpływ na całe nasze życie, a zaczyna się na naszym stanowisku pracy. Obserwowane przyśpieszenie digitalizacji i automatyzacji, wywołane skutkami pandemii covid-19 nie jest jednak celem samym w sobie. Świadomie lub też nie zbliżamy się do etapu rozwoju, opisanego jako przemysł 4.0. Warto więc tematowi automatyzacji procesów poświęcić odpowiednio dużą uwagę, określić jego cele, ale nade wszystko budować kompetencje tak w obszarze samych technologii jak i liderów widzących co jest potrzebne i podejmujących działania.

Co potrzebuje firma aby automatyzować swoje procesy samodzielnie ?

Budowanie własnych kompetencji czy zaproszenie wyspecjalizowanego podmiotu to zagadnienie, jakie każda firma musi indywidualnie zbadać i dopiero wtedy podjąć decyzję. Oczywiście pójście ścieżką własną, nie wyklucza dokupywania usług na zewnątrz a budowanie kompetencji może się zacząć wraz z podjęciem współpracy z podmiotem zewnętrznym. Istnieje też trzeci model: zlecenie firmie zewnętrznej automatyzacji pierwszych 20 procesów, aby po pewnym okresie (na ogół 2 lat) za obopólną zgodą inkorporować tak utworzony team do struktur firmy. Usługa inkubatora zawiera oczywiście wszelkie potrzebne do tego celu uregulowania.

Budowanie własnych kompetencji w zakresie RPA lub Inteligentnego RPA jest jak budowanie nowego oddziału firmy od podstaw. Jest to trudne i kosztowne zadanie, które jednak przy określonej wielkości firmy, bardzo wymagającym podejściu do tematów związanych z RPA Governance i dużym potencjale wewnętrznym na automatyzację, może się opłacać. Jedną z pierwszych czynności jest wybór i ocena platform robotycznych, które spełnią wymagania tak teraz jak i w przyszłości. Zrobienie solidnego technology vendor assessment wraz z negocjowaniem satysfakcjonujących warunków licencyjnych  jest wykonywane równolegle z obsadzaniem stanowisk niezbędnych do prawidłowego prowadzenia analizy, budowy, testowania, wdrażania i utrzymania robotów. Na początki dominuje model, w którym role te są współdzielone, gdyż koszt personelu technologicznego jest wysoki a ilość zadań relatywnie mała. Należy zadbać o stworzenie przemyślanej koncepcji przewodniczenia zmianom ( change management) gdyż technologie zmienią się szybko a organizacje wolno, co rodzi wiele problemów

Bazując na najlepszych praktykach  (best practicies) typowy proces robotyzacyjny wymaga 7 lub więcej różnych ról: